Il presente regolamento (“Regolamento”) si applica alla procedura di mediazione a fini conciliativi (“Mediazione”) delle controversie, gestite da ADR EUROPA Srl (“ADR Europa”, ovvero “l’Organismo”) che le parti intendono risolvere bonariamente.
Il Regolamento si applica alle Mediazioni amministrate da ADR Europa in relazione a controversie nazionali ai sensi del D. Lgs. n. 28/10 e successive modifiche. Le controversie internazionali possono essere soggette ad altro regolamento.
In caso di sospensione o cancellazione di ADR Europa dal registro degli organismi deputati a gestire tentativi di conciliazione, i procedimenti in corso proseguono presso l’organismo scelto dalle parti entro 15 giorni
dalla data di sospensione o cancellazione. In mancanza, l’organismo è scelto dal Presidente del Tribunale del luogo in cui il procedimento è in corso.
ART. 2 AVVIO DELLA MEDIAZIONE
La parte singolarmente o le parti congiuntamente che intende/intendono avviare la procedura di Mediazione può/possono farlo depositando la domanda di avvio della procedura secondo il modello predisposto, personalmente o a mezzo di un delegato, presso una delle sedi di ADR Europa oppure inviando la domanda debitamente compilata e sottoscritta all’indirizzo di posta elettronica indicato sul sito www.adreuropa.it.
La domanda di avvio deve contenere:
l’indicazione di ADR Europa e del tribunale territorialmente competente a conoscere la controversia;
il nome, i dati identificativi e i recapiti delle parti e di loro eventuali rappresentanti e/o consulenti muniti
dei necessari poteri e/o patrocinatori legali presso cui effettuare le comunicazioni;
l’oggetto della lite;
le ragioni della pretesa;
il valore della controversia, individuato secondo i criteri stabiliti dal Codice di procedura civile. Per le
liti di valore indeterminato, indeterminabile ovvero in caso di notevole divergenza tra le parti sulla stima, l’organismo decide il valore di riferimento, sino al limite di € 250.000, e lo comunica alle parti. In ogni caso, se all’esito del procedimento di mediazione il valore risulta diverso, l’importo dell’indennità è dovuto secondo il corrispondente scaglione di riferimento.
La Mediazione ha una durata non superiore a tre mesi dal deposito della domanda, salva diversa volontà delle parti. In caso di ricorso alla Mediazione su invito del giudice, il termine decorre dalla scadenza da questi fissata per il deposito della domanda.
ADR Europa comunica alle parti l’avvenuta ricezione della domanda e ogni altro elemento necessario allo svolgimento della procedura. Tale comunicazione viene effettuata nei tempi di legge, tenute anche in
considerazione eventuali esigenze logistiche dell’Organismo e delle parti. L’istante, in aggiunta all’Organismo, è invitato a farsi parte attiva per effettuare le comunicazioni alla controparte, con ogni mezzo idoneo, in particolare in relazione a quanto previsto dalla legge in merito al decorso dei termini di prescrizione e decadenza.
La parte convocata è invitata a comunicare la propria adesione tempestivamente, e comunque non oltre 7 giorni antecedenti l’incontro. L’adesione e l’eventuale richiesta di rinvio del primo incontro è condizionata alla corresponsione delle spese di mediazione.
Le richieste di rinvio del primo incontro saranno comunque valutate caso per caso e con l’adesione al rinvio della parte istante.
ART. 3 LUOGO DELLA MEDIAZIONE
La Mediazione si svolge nelle sedi di ADR Europa. In alternativa, con il consenso di tutte le parti e del mediatore ADR Europa in altro luogo ritenuto più conveniente e, comunque, è facoltà delle parti:
manifestare la volontà di svolgere la mediazione in modalità telematica;
anche quando la mediazione non è svolta in modalità telematica, richiedere lo svolgimento di uno o più incontri da remoto;
indicare concordemente un mediatore tra quelli inseriti nell'elenco dell'organismo; in difetto di indicazione concorde del mediatore i criteri predeterminati di assegnazione degli affari di mediazione, rispettosi della specifica competenza del mediatore e idonei ad assicurare la rotazione o quando l'organismo ritiene di dover disattendere la concorde indicazione delle parti, la designazione del mediatore avverrà in conformità ai criteri di competenza e rotazione;
In caso di formulazione della proposta ai sensi dell’articolo 11 del decreto legislativo, la stessa può provenire da un mediatore diverso da quello che ha condotto sino ad allora la mediazione e sulla base delle sole informazioni che le parti intendono offrire al mediatore proponente, e che la proposta medesima può essere formulata dal mediatore anche in caso di mancata partecipazione di una o più parti al procedimento di mediazione;
ADR Europa ha la possibilità di avvalersi delle strutture, del personale e dei mediatori di altri organismi con i quali abbia raggiunto a tal fine un accordo, nonché di utilizzare i risultati delle negoziazioni paritetiche basate su protocolli di intesa tra le associazioni riconosciute ai sensi dell’articolo 137 del Codice del Consumo e le imprese, o loro associazioni, e aventi per oggetto la medesima controversia;
Nei casi in cui all’articolo 5, comma 1, del decreto legislativo, il mediatore svolge l’incontro con la parte istante anche in mancanza di adesione della parte chiamata in mediazione, e la segreteria dell’organismo può rilasciare attestato di conclusione del procedimento solo all’esito del verbale di mancata partecipazione della medesima parte chiamata e mancato accordo, formato dal mediatore ai sensi dell’articolo 11, comma 4, del decreto legislativo;
ART. 4 NOMINA DEL MEDIATORE
Il mediatore è nominato tra quelli inseriti nell’elenco interno dei mediatori iscritti con provvedimento del Responsabile del Registro.
La lista dei mediatori è consultabile sul sito www.adreuropa.it;
I mediatori inseriti nell’elenco dell’organismo dovranno essere in possesso di una specifica formazione sulle materie indicate dal D.M.150/2023, all'articolo 23, comma 3, riservati a un numero massimo di quaranta mediatori, articolati in moduli da svolgersi in presenza o mediante collegamento audiovisivo in modalità sincrona, comprendenti attività laboratoriali, queste ultime da svolgersi in presenza, per non meno di diciotto ore nel biennio.
L’organismo designa il mediatore ritenuto più idoneo tra coloro che sono inseriti nella propria lista.
Nell’assegnazione degli incarichi, l’organismo si attiene a quanto previsto nell’art.22, comma 1 lett. d,e,f del D.M.. 150/2023, secondo cui, nel regolamento di procedura, devono essere stabiliti criteri inderogabili per l’assegnazione degli affari di mediazione predeterminati e rispettosi della specifica competenza professionale del mediatore, desunta anche dalla tipologia di laurea universitaria posseduta.
il responsabile dell’organismo provvede a raggruppare per categorie di massima i mediatori iscritti nel proprio elenco, tenendo conto delle diverse aree di specifica competenza professionale (giuridica, giuridico-economica, tecnico-scientifica, umanistica, medica, ecc.) nonché, all’interno di ciascuna di esse, del grado di competenza in materia di mediazione di ciascun mediatore (tenendo conto del periodo di svolgimento dell’attività di mediazione, del grado di specializzazione, dei contributi scientifici redatti, del numero di mediazioni svolte, del numero di mediazioni svolte con successo ecc.)
Nell’assegnazione dell’incarico fra i diversi mediatori, dunque, si provvederà, in primo luogo, a valutare la natura della controversia e, di conseguenza, si procederà ad identificare la specifica area di competenza professionale definita che appare maggiormente idonea. In questo contesto, poi, ove trattasi di controversia rientrante in ambiti che, secondo la valutazione del responsabile dell’organismo, sono da considerarsi di normale gestione, potrà essere seguito un criterio di turnazione fra i diversi mediatori inseriti nelle singole aree di competenza. Ove trattasi, a giudizio del responsabile dell’organismo, di controversia che presenta profili di alta difficoltà (sia sul piano della definizione in diritto che di applicazione delle tecniche di mediazione) si dovrà procedere ad una designazione in favore dei mediatori di pari grado di competenza; la selezione fra gli stessi potrà essere compiute secondo il criterio della turnazione. L’organismo può fornire alle parti una lista di candidati ritenuti idonei, tenendo in considerazione l’eventuale preferenza espressa da questi, le specifiche competenze professionali ed eventuali conoscenze tecniche o linguistiche e la disponibilità del mediatore. Ciascuna parte può segnalare la propria preferenza per la nomina del mediatore. Se le parti non comunicano, in modo concorde, un nominativo entro cinque giorni, l’organismo nomina il mediatore tra i candidati proposti, secondo i criteri sopra indicati.
Le parti possono fornire una comune indicazione del mediatore tra quelli inseriti nella lista dell’organismo.
ART. 5 INDIPENDENZA, IMPARZIALITÀ E SOSTITUZIONE DEL MEDIATORE
Il mediatore nominato, prima dell’inizio dell’incontro di mediazione, è tenuto a sottoscrivere una dichiarazione di indipendenza e imparzialità, con esplicito riferimento al Codice europeo di condotta per mediatori e, quando pertinente, dai codici deontologici di appartenenza del singolo mediatore (D.M. 150/2023 art. 22, lett. g,h,i)
In casi eccezionali, ADR Europa può sostituire il mediatore con un altro del proprio elenco.
A procedimento iniziato, qualora il mediatore comunichi qualsiasi fatto sopravvenuto che ne possa limitare l’imparzialità o l’indipendenza, e comunque in ogni altro caso di oggettivo impedimento, ADR Europa provvederà alla sua sostituzione e ne informa le parti.
ART. 6 COMUNICAZIONI RISERVATE
Non è consentito alle parti d’inoltrare comunicazioni riservate al solo mediatore, eccettuate quelle effettuate in occasione delle sessioni separate.
La parte singolarmente o le parti congiuntamente che intende/intendono depositare documentazione idonea per il buon esito della procedura di Mediazione può/possono farlo depositando/inoltrando la documentazione, personalmente o a mezzo di un delegato, presso la sede di ADR Europa designata alla procedura, oppure inviandola alla Segreteria dell’Organismo tramite l’indirizzo di posta elettronica indicato sul sito www.adreuropa.it.
La documentazione di cui al comma 1 verrà dalla Segreteria dell’organismo inviata tempestivamente al Mediatore.
ART. 7 PRESENZA DELLE PARTI, RAPPRESENTANZA E ASSISTENZA
Alle persone fisiche è richiesto di partecipare agli incontri di mediazione personalmente. La partecipazione per il tramite di rappresentanti, diversi dal legale che assiste, è consentita solo per gravi ed eccezionali motivi mediante apposita delega scritta con i necessari poteri per definire la controversia.
Alle persone giuridiche è richiesto di partecipare agli incontri di mediazione tramite un rappresentante, diverso dal legale che assiste, fornito dei necessari poteri per definire la controversia mediante apposita delega scritta con i necessari poteri per definire la controversia.
Le parti possono farsi assistere da uno o più persone di propria fiducia. L’assistenza legale è disciplinata da norme di legge. Nelle mediazioni c.d. volontarie, i legali possano intervenire per assistere le parti nel momento conclusivo dell’accordo di mediazione, anche al fine di sottoscriverne il contenuto e certificarne la conformità alle norme imperative e all’ordine pubblico, ai sensi e per gli effetti di cui all’art. 12 del d.lgs. 28/2010.
ART. 8 INCONTRI DI MEDIAZIONE E POTERI DEL MEDIATORE
Il mediatore concede la disponibilità temporale allo svolgimento del primo incontro, non inferiore a due ore, ed eventuale estensione nell'ambito della medesima giornata. Le parti possono chiedere al responsabile dell'organismo la sostituzione del mediatore, per giustificati motivi. Quando la mediazione è svolta dal responsabile dell'organismo, la sostituzione dello stesso potrà essere richiesta al Mediatore più anziano iscritto nell’elenco dell’Organismo.
In caso di sopravvenuta impossibilità a svolgere il suo incarico il Mediatore sarà sostituito, senza indugio. l’Organismo procederà alla sua sostituzione nel rispetto del D.M. 22/2023, art. 22, lettera e)
ll mediatore è libero di condurre gli incontri di mediazione con le modalità ritenute più opportune, comprese quelle telematiche, tenendo in considerazione le circostanze del caso, la volontà delle parti e la necessità di trovare una rapida soluzione della lite. Il mediatore non ha il potere di imporre alle parti alcuna soluzione, ed ha la facoltà di tenere incontri congiunti e separati.
Il primo incontro tra le parti e il mediatore avviene entro quaranta giorni dal deposito della domanda, salvo eventuali esigenze delle parti, ed ha lo scopo di verificare le concrete possibilità di successo del tentativo di conciliazione. Se le parti decidono di porre termine al tentativo di conciliazione durante il primo l’incontro, il procedimento si conclude con esito negativo. In tal caso, il mediatore verbalizza esclusivamente le dichiarazioni delle parti in merito alla possibilità di iniziare la procedura.
Il mediatore tiene il primo incontro con la parte istante anche in mancanza di adesione della parte chiamata in mediazione nei casi di cui all'articolo 5, comma 1, e 5-quater del decreto legislativo
Il mediatore può aggiornare la Mediazione affinché le parti possano analizzare specifiche proposte, raccogliere nuove informazioni, predisporre documenti di cui si rendesse necessaria l’acquisizione o per qualsiasi altra ragione ritenuta idonea ad agevolare la conciliazione.
Nelle controversie che richiedono specifiche competenze tecniche, con il previo consenso delle parti, il mediatore può avvalersi di esperti iscritti negli albi dei consulenti presso i tribunali. Il loro compenso, interamente a carico delle parti, è determinato secondo le tariffe professionali, se esistenti, o diversamente concordato con le parti. Le parti, al momento della nomina dell'esperto, possono convenire che la relazione prevista dall'articolo 8, comma 7, del decreto legislativo possa essere prodotta nell'eventuale giudizio.
Le parti hanno diritto di accesso agli atti della Mediazione depositati in sessione comune e ciascuna parte ha diritto di accesso agli atti depositati nelle rispettive sessioni separate. Gli atti vengono custoditi dall’Organismo in apposito fascicolo, anche virtuale, registrato e numerato, per un periodo di tre anni decorrente dalla conclusione della procedura.
Il mediatore e le parti concordano di volta in volta quali tra gli atti eventualmente pervenuti al di fuori delle sessioni private devono essere ritenuti riservati.
ART. 9 PROPOSTA DEL MEDIATORE
Il mediatore si riserva il diritto di non verbalizzare alcuna proposta, tenuti in particolare considerazione, tra gli altri fattori:
il rifiuto espresso alla verbalizzazione di tutte le parti;
l’esclusione della verbalizzazione nella clausola contrattuale;
la mancata partecipazione alla Mediazione di una o più parti chiamate in mediazione;
In ogni caso, salvo diverso accordo delle parti, la proposta non può contenere alcun riferimento alle dichiarazioni rese o alle informazioni acquisite nel corso del procedimento.
ART. 10 CONCLUSIONE DELLA MEDIAZIONE
La Mediazione si considera conclusa quando:
le parti hanno conciliato la controversia;
le parti, o una di esse, manifestano l’impossibilità di conciliare la lite;
sono decorsi tre mesi dal deposito della domanda di mediazione o dall’invito del giudice, salvo
diverso accordo delle parti con il mediatore e l’Organismo.
Di quanto al punto precedente si dà atto in apposito processo verbale sottoscritto dalle parti e dal mediatore, che ne certifica l’autografia. Il mediatore dà inoltre atto dell’eventuale impossibilità di una o più parti a sottoscriverlo.
Il verbale di mancato accordo o di mancata partecipazione può essere sottoscritto da un mediatore di ADR Europa diverso da quello nominato, su incarico del responsabile dell’Organismo. Gli eventuali accordi in base ai quali e' possibile utilizzare i risultati delle negoziazioni paritetiche basate su protocolli di intesa tra le associazioni riconosciute ai sensi dell'articolo 137 del Codice del consumo e le imprese, o loro associazioni aventi per oggetto la medesima controversia;
Il rilascio del verbale è condizionato al pagamento delle indennità dovute.
Al termine di ogni Mediazione a ciascuna parte viene consegnata la scheda di valutazione del servizio, da trasmettere al responsabile del Registro degli organismi di mediazione tenuto dal Ministero della Giustizia.
ART. 11 RISERVATEZZA
Tutte le informazioni in qualunque modo acquisite nel corso della Mediazione sono riservate.
l mediatore e tutti coloro che prestano il proprio servizio all’interno di ADR Europa non possono essere obbligati a riferire informazioni o fatti appresi nel corso della Mediazione, a testimoniare o comunque a produrre elementi di prova riguardanti la Mediazione in qualsiasi procedimento giurisdizionale, arbitrale o di altra natura.
Le parti e ogni altra persona partecipante alla Mediazione – inclusi gli avvocati ed eventuali consulenti – sono tenuti a mantenere la massima riservatezza e a non fare affidamento, o presentare come prova in qualsiasi procedimento arbitrale, giudiziale o di altra natura:
opinioni espresse, suggerimenti o offerte fatte dalla controparte, o dal mediatore;
ammissioni fatte dalla controparte;
la circostanza che una delle parti abbia o meno indicato la volontà di accettare una proposta di
soluzione della lite fatta dalla controparte o dal mediatore.
L’obbligo di riservatezza non opera se, e nella misura in cui:
tutte le parti consentono a derogarvi;
sussiste un diverso obbligo di legge da valutare caso per caso;
esiste il pericolo concreto di un pregiudizio alla vita o alla salute di una persona;
esiste il pericolo concreto di imputazione penale in caso di osservanza dell’obbligo.
Ogni prova o fonte di prova non diviene inammissibile a causa del suo utilizzo nell’ambito della Mediazione.
il trattamento dei dati sensibili e giudiziari forniti dalle parti nell'ambito dell’attività di mediazione avviene in conformità a quanto dispone l'articolo 47, comma 6.
I diritti di informazione e le facoltà spettanti alle parti quando, nel corso della mediazione, l'organismo è sospeso o cancellato dal registro, sono garantiti in conformità agli articoli 40 e 41.
ART. 12 INDENNITÀ
Salvo diverso accordo, le indennità della Mediazione da corrispondere ad ADR Europa, inclusive del compenso del mediatore, sono quelle in vigore al momento dell’avvio della procedura allegate al presente Regolamento.
Con il consenso delle parti e di ADR Europa, l’indennità di mediazione potrà essere determinata sulla base di criteri diversi, specie in vicende di particolare difficoltà, importanza e complessità.
ART. 13 RESPONSABILITÁ DELLE PARTI
E' di competenza esclusiva delle parti verificare:
l’assoggettabilità della controversia alla procedura di mediazione, eventuali esclusioni, preclusioni, prescrizioni e decadenze che non siano state espressamente segnalate dalle parti all’atto del deposito della domanda e non riconducibili alla condotta negligente dell’Organismo;
il tribunale territorialmente competente a conoscere la controversia;
le indicazioni circa l’oggetto, le ragioni della pretesa e la natura della controversia contenute nella domanda di Mediazione;
l’individuazione dei soggetti che devono partecipare alla Mediazione, con particolare riguardo al litisconsorzio necessario;
i recapiti dei soggetti a cui inviare le comunicazioni;
la determinazione del valore della controversia;
la forma e il contenuto dell’atto di delega al proprio rappresentante;
le dichiarazioni in merito alla sussistenza delle condizioni per l’ammissione al gratuito patrocinio ai sensi dell’art. 76 del D.P.R. 30 maggio 2002, n. 115;
la non esistenza di più istanze di mediazione relative alla stessa controversia;
ogni altra dichiarazione che venga fornita all’Organismo o al mediatore dal deposito della domanda sino alla conclusione della procedura.
i recapiti dei soggetti a cui inviare le comunicazioni;
ADR Europa non può essere comunque ritenuta responsabile di eventuali esclusioni, preclusioni, decadenze o prescrizioni, non riconducibili al comportamento non diligente dell’Organismo stesso, conseguenti a:
mancata o ritardata effettuazione delle comunicazioni rispetto agli adempimenti non riconducibili alla responsabilità dell’Organismo;
imprecisa, inesatta o mancata individuazione dell’oggetto della domanda e del diritto tutelato ad opera dell’istante.
In entrambi i casi uniche responsabili sono le parti interessate.
Ai fini interruttivi dei termini di decadenza o di prescrizione, la comunicazione del deposito della domanda di mediazione è fatta anche a cura della parte istante, ancorché senza l’indicazione della data dell’incontro di mediazione
ART. 14 RUOLO DEL MEDIATORE IN ALTRI PROCEDIMENTI
Salvo diverso accordo scritto tra le parti, il mediatore non può svolgere la funzione di arbitro in un
procedimento arbitrale connesso con la lite che costituisce oggetto della Mediazione.
ART. 15 MODALITÀ TELEMATICHE PER LA MEDIAZIONE
Al fine di rendere più spedita ed agevole la procedura di mediazione possono essere utilizzati gli strumenti messi a disposizione dalle tecnologie informatiche, nel rispetto della riservatezza dei dati personali, della sicurezza delle comunicazioni.
L’utilizzo del servizio telematico può riguardare l’intero procedimento di mediazione o sue singole fasi.
Con riferimento alle singole fasi, l’utilizzo della modalità telematica potrà quindi alternarsi e combinarsi alle modalità tradizionali (comunicazioni telefoniche via fax, posta, email, pec).
La mediazione in modalità telematica si svolge ai sensi del disposto dell’art. 8 bis del D.Lgs. 28/2010. ADR Europa utilizza sistemi di collegamento audiovisivo da remoto che assicurano la contestuale, effettiva e reciproca udibilità e visibilità delle persone collegate, in particolare i sistemi autorizzati dal Ministero della giustizia per lo svolgimento delle udienze da remoto e sistemi della stessa natura e tipologia rispondenti alle
caratteristiche richieste dalla norma succitata. ADR Europa si impegna a tutelare la riservatezza, trattando i dati personali comunicati dall’utente, le credenziali di accesso e le informazioni fornite, in maniera tale da salvaguardarne la riservatezza e tutelarli da accessi e attività di divulgazione non autorizzati. Tuttavia, ADR Europa non può essere considerato responsabile qualora soggetti terzi intercettino o accedano illegalmente a dati, trasmissioni o comunicazioni private e nel caso in cui altri utenti utilizzino in modo illegittimo o improprio dati personali ed informazioni raccolti dal sito web.
Ciascun atto del procedimento è formato e sottoscritto nel rispetto delle disposizioni del codice dell’amministrazione digitale e conservato a cura dell’Organismo in conformità alle disposizioni dell’art. 43 del D.Lgs. 82/2005. All’uopo, ADR Europa ha stipulato un accordo pluriennale con una primaria azienda leader di mercato nel settore per consentire alle parti e ai legali di sottoscrivere il verbale con firma digitale ovvero con firma elettronica qualificata. Nel caso in cui una parte fosse sprovvista di dispositivi di firma digitale, ma dotata di SPID, potrà utilizzare la piattaforma messa a disposizione da ADR Europa e le saranno addebitati i costi nella misura indicata nella tabella delle indennità. In alternativa potrà delegare il proprio legale alla firma del verbale conferendogli apposita procura. (un modello di procura è disponibile sul sito www.adreuropa.it). In questo ultimo caso, il mediatore potrà certificare l’impossibilità della parte stessa di sottoscrivere il verbale ai sensi dell’art. 11 del D.Lgs. 28/2010.
In ogni caso, il verbale sarà un file nativo digitale che verrà trasmesso alle parti e agli avvocati utilizzando la piattaforma digitale che ne garantisce l’immodificabilità e consente l’individuazione univoca delle parti firmatarie.
Le parti ed il mediatore si incontrano nel giorno e nell’ora comunicati, accedendo all’apposita area virtuale riservata, secondo le istruzioni indicate nell’invito formale trasmesso alle parti dalla piattaforma telematica. Il mediatore può svolgere le eventuali sessioni riservate utilizzando le apposite funzioni presenti nell’applicazione.
In alternativa alla modalità telematica sopradescritta, qualora il mediatore lo ritenga opportuno e vi sia l’accordo delle parti, l’incontro (e/o gli incontri) potrà svolgersi tramite l’utilizzo di altri mezzi di comunicazione.
ART. 16 INTERPRETAZIONE E APPLICAZIONE DELLE NORME
Il mediatore interpreta e applica le norme del Regolamento per la parte relativa ai propri doveri e responsabilità. Tutte le altre regole procedurali sono interpretate e applicate da ADR Europa.
ART. 17 LEGGE APPLICABILE
La Mediazione è regolata e produce gli effetti stabiliti dalla legge applicabile in Italia.
